Trong thời đại 4.0, mô hình kinh doanh cũng như bối cảnh kinh doanh cũng đang dần thay đổi. Ngày càng có nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện đang thuê và sử dụng nhiều công cụ, nền tảng điện toán đám mây. Điều này đồng nghĩa với nhiều cơ hội để mở rộng, phát triển danh cho doanh nghiệp; cũng như nhiều thách thức và khó khăn trong quá trình triển khai ứng dụng trên đám mây.
Kể từ đại dịch Covid19, nhiều doanh nghiệp hiện đã và đang cho phép các nhân viên làm việc từ xa, mở nhiều văn phòng tại nhiều địa điểm và mua nhiều công cụ, nền tảng điện toán đám mây. Mặc dù những thay đổi này mang lại các cơ hội lớn hơn, nhưng chúng cũng đưa ra những thách thức mới cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp, đặc biệt là các bộ phận CNTT đang cố gắng bắt kịp để thúc đẩy sự hợp tác và làm việc hiệu quả.
Hoạt động trên đám mây đem lại nhiều lợi ích [1] cho các doanh nghiệp và tổ chức, bao gồm:
- Tài nguyên trừu tượng hóa cao.
- Khả năng mở rộng gần như tức thì và tính linh hoạt (Flexible & Scalable)
- Gần như cấp phép tức thời
- Tài nguyên được chia sẻ (phần cứng, cơ sở dữ liệu, bộ nhớ, v.v.)
- “Dịch vụ theo yêu cầu” (Service-on-demand), thường là dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu (pay-as-you-go)
- Quản trị một cách có lập trình (ví dụ: thông qua WS API).
Tuy nhiên, ngay cả khi nhiều doanh nghiệp đổ xô áp dụng các quy trình điện toán đám mây, khả năng và quy mô của từng doanh nghiệp khác nhau cũng ảnh hưởng đến việc chuyển đổi mô hình công nghệ có dễ dàng hay không. Chuyển sang hệ thống điện toán đám mây có nhiều thách thức riêng khiến cho nhiều doanh nghiệp còn chưa sẵn sàng hay chưa biết cách xử lý.
Chủ đề: Với sự phổ cập của nhiều công cụ số, tại sao nhiều doanh nghiệp chưa thể chuyển đổi mô hình công nghệ sang điện toán đám mây?
Khó khăn #1: Ngân sách khi triển khai
Về lâu dài, chuyển sang hệ thống điện toán đám mây có thể tiết kiệm tiền thông qua tăng hiệu quả, giảm chi phí quản trị, tất nhiên cần phải xây dựng được các quy trình hợp lý. Nhưng để đến được “tương lai tươi sáng” đó, nhiều doanh nghiệp vẫn cảm thấy khá khó khăn vì phải bỏ 1 khoản tiền ra để thay đổi cấu trúc công nghệ của doanh nghiệp.
Có một khoản chi phải trả tức thì khi thực hiện việc chuyển đổi bên cạnh các rủi ro tài chính dài hạn khác. Các chi phí chuyển đổi dễ nhìn thấy nhất bao gồm:
- Xây dựng lại kiến trúc ứng dụng cho hạng tầng trên cloud.
- Đầu tư vào nhân sự, con người và các công cụ cần thiết để đảm bảo việc chuyển đổi thành công.
- Đào tạo người dùng, nhân viên sử dụng các hệ thống mới.
- Các vấn đề về hiệu suất bao gồm độ trễ, khả năng tương tác, phụ thuộc vào các ứng dụng không phải đám mây/offline và thời gian chờ trong khi luân chuyển dữ liệu giữa các phần mềm.
- Chi phí băng thông.
Mặc dù có tồn tại danh sách chi phí có vẻ trông “đáng sợ” này, nhưng việc chuyển đổi mô hình công nghệ sang điện toán đám mây là xứng đáng, đặc biệt là nếu tính về dài hạn, sau 2-3 năm, những chi phí phải bỏ ra này hoàn toàn là hợp lý và thực sự tiết kiệm thay vì sử dụng hệ thống vật lý cũ.
Để có thể giữ cho chi phí chuyển đổi sang điện toán đám mây thấp hơn, các nhà quản trị CNTT, xây dựng chiến lược có thể áp dụng 03 cách sau:
1. Tập trung vào kế hoạch
- Sự chuẩn bị luôn là “người bạn đồng hành” đáng tin cậy nhất. Hãy đầu tư vào một kế hoạch cho sự thay đổi một cách vững chắc và dài hạn. Một kế hoạch được sắp xếp hợp lý sẽ giúp bạn quản lý phạm vi của dự án cũng như mức độ gián đoạn đối với doanh nghiệp.
- Kiểm tra cẩn thận các mục tiêu và yêu cầu kinh doanh, trạng thái hiện tại của hoạt động CNTT của doanh nghiệp và các tùy chọn đám mây có sẵn. Đánh giá và phân tích này sẽ giúp bạn xác định các vấn đề tiềm tàng, cơ hội và nhu cầu mà sau đó bạn có thể chuẩn bị.
2. Áp dụng quy trình thực hiện từng bước
- Một cách khác để quản lý đầu tư tài chính của doanh nghiệp là từng bước chuyển đổi sang hệ thống điện toán đám mây. Áp dụng quy trình thực hiện từng bước giúp một dự án chuyển đổi yêu cầu một kinh phí tốn kém thành các phần kế hoạch từng bước nhỏ hơn và dễ quản lý hơn theo thời gian.
- Ngoài ra, bằng cách chuyển đổi hệ thống theo từng đợt, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nhiều tiền trước, giúp doanh nghiệ có nhiều sự lựa chọn và linh hoạt hơn.
3. Sử dụng đám mây lai (Hybrid Cloud)
Tùy thuộc vào nhu cầu điện toán của bạn, chuyển đổi sang hệ thống điện toán đám mây đầy đủ có thể không phải là lựa chọn tốt nhất. Một số tổ chức phụ thuộc hoàn toàn vào đám mây công cộng (Public Cloud) trong khi những tổ chức khác thích các tùy chọn đám mây riêng (Private Cloud) hoặc đám mây lai (Hybrid Cloud). Hiểu các rủi ro và lợi ích tài chính có thể giúp định hướng quyết định và cách tiếp cận của doanh nghiệp.
Mặc dù một số hoạt động CNTT sẽ hoạt động tốt trong môi trường đám mây, một số hoạt động khác có thể không tương thích. Ví dụ: Các công ty khởi chạy các ứng dụng có số người dùng tăng giảm thất thường có thể được hưởng lợi nhiều nhất từ đám mây công cộng vì nó có thể mở rộng quy mô tăng lên hoặc giảm đi để đáp ứng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp và giảm chi phí.
Tuy nhiên, nếu bạn có các ứng dụng với việc sử dụng hay số người dùng ổn định, việc chuyển đổi hoàn toàn sang đám mây công cộng có thể chưa phải là cách tốt nhất. Trong những trường hợp này, sử dụng đám mây lai có thể sẽ đem lại nhiều ý nghĩa nhất về mặt tài chính. Bạn có thể chuyển đổi các ứng dụng với mức độ sử dụng khác nhau lên đám mây lai, trong khi vẫn giữ phần còn lại trong máy chủ vật lý nhỏ tại công ty hay trong hệ thống đám mây riêng.
Đầu tư tài chính và rủi ro liên quan đến việc chuyển đổi sang hệ thống điện toán đám mây có thể khiến nhiều doanh nghiệp thấy nản lòng. Nhưng với việc đánh giá và lập kế hoạch cẩn thận, doanh nghiệp có thể điều hướng, xử lý những trở ngại đó và vạch ra một con đường dẫn đến thành công với điện toán đám mây.
Khó khăn #2: Chậm thích nghi với sự thay đổi
Kể cả khi việc chuyển đổi mô hình đã thành công, khó khăn vẫn hiện hữu, đó là về vấn đề con người của tổ chức. Mọi người thường có xu hướng chống lại hay lười thích nghi với sự thay đổi. Và việc chuyển đổi sang hệ thống điện toán đám mây chắc chắn mang lại rất nhiều sự thay đổi và gián đoạn với các hệ thống, quy trình mới và thậm chí là cả việc lãnh đạo.
Nếu yếu tố con người không được quản lý, bạn sẽ gặp khó khăn để thực hiện sự thay đổi mới.
Có nhiều câu chuyện thành công, nhưng thực tế hơn 80% doanh nghiệp trong nước chuyển đổi số thất bại. Mọi người vẫn nghĩ chuyển đổi số là chuyển mọi thứ qua số, tốn tiền đầu tư nhưng không hiểu và không kiếm tiền được từ chuyển đổi số
ông Vũ Minh Trí, Giám đốc VNG Cloud, chia sẻ tại sự kiện Tech Day 2019 tại TP HCM. [2]
Nếu bạn – những người đang đảm nhiệm vị trí và mang sứ mệnh to lớn trong công cuộc chuyển đổi số doanh nghiệp, hãy tham khảo qua các phương pháp sau:
1. Hiệu ứng “người lãnh đạo” tích cực
- Lãnh đạo điều hành là một trong những yếu tố chính ảnh hưởng đến sự tham gia và sự chấp thuận làm việc của nhân viên. Vì vậy bạn cần thuyết phục để có được sự truyền tải của những người lãnh đạo cấp cao đến toàn bộ nhận viên.
- Hãy chắc chắn rằng các lãnh đạo hiểu được nhu cầu và mục tiêu kinh doanh của việc chuyển đổi sang điện toán đám mây và để họ truyền lại cho nhân sự của doanh nghiệp. Khi mọi người đều đã hiểu lý do đằng sau sự thay đổi, họ sẽ dần chấp nhận và thích nghi theo nó.
Bằng cách nhấn mạnh sự hỗ trợ, sự thú vị và giá trị của những thay đổi này, các lãnh đạo có thể tạo ra một không khí làm việc tích cực xung quanh việc chuyển đổi mô hình này và giúp tỷ lệ chấp nhận sự thay đổi của con người trong tổ chức sẽ tăng lên.
2. Chọn giải pháp công nghệ trực quan, dễ tiếp cận
- Khi chọn giải pháp điện toán đám mây cho các ứng dụng của doanh nghiệp, hãy ưu tiên khả năng sử dụng và khả năng tích hợp. Công cụ càng trực quan và thân thiện với người dùng, nhân viên của doanh nghiệp sẽ càng dễ dàng chấp nhận và gắn bó với nó.
- Ngoài ra, các ứng dụng tích hợp được tốt với nề tảng công nghệ hiện tại của doanh nghiệp sẽ hấp dẫn hơn đối với người dùng hay nhân viên vì chúng có thể kết nối liền mạch các công cụ mới với công việc của họ. Tích hợp không chỉ làm cho công việc trôi chảy hơn mà tăng hiệu quả của nhân viên.
Vì vậy, cần truyền đạt những lợi ích này khi doanh nghiệp thông báo các thay đổi tới nhân viên.
3. Đào tạo và hướng dẫn
Mặc dù sử dụng điện toán đám mây sẽ giúp mọi người làm việc dễ dàng hơn, nhưng việc điều chỉnh này vẫn có thể tạo ra trở ngại ban đầu và làm chậm việc áp dụng mô hình mới. Mọi người có thể sẽ thấy các quy trình mới khá khó hiểu, phức tạp hoặc khó tích hợp. Nếu không được đào tạo và hỗ trợ thích hợp, họ có nhiều khả năng sẽ tiếp tục sử dụng các công cụ quen thuộc.
Để đảm bảo nhân viên của doanh nghiệp hiểu các hệ thống và quy trình mới:
- Hãy đầu tư vào một chương trình tích hợp mạnh mẽ.
- Sử dụng các chuyên gia để đào tạo và hỗ trợ nhân viên trên các ứng dụng mới.
- Khen thưởng cho nhân viên nội bộ của công ty nếu người đó có thể trả lời các câu hỏi và hỗ trợ những người khác với hệ thống điện toán đám mây mới
Như vậy, nếu doanh nghiệp đã có kế hoạch trước và có sự giải thích, thông báo rõ ràng và thường xuyên tới nhân viên, kết hợp với việc tập trung đào tạo và hỗ trợ nhân viên, công ty sẽ có thể thực hiện việc chuyển đổi mô hình thành công và được mọi người đón nhận nhanh chóng.
“Cuối cùng là sai lầm đến từ hệ quả trong suy nghĩ ‘thần thánh hóa' giải pháp chhyển đổi số, mặc định chúng sẽ phát huy hiệu quả ngay lập tức khi đưa vào áp dụng. Đây chính là “cú hạ đo ván” khiến cho việc chuyển đổi số khó tiếp cận hơn với SME tại Việt Nam”
Ông Nguyễn Văn Tuấn – Phó tổng giám đốc VCCorp kiêm nhà sáng lập Bizfly phát biểu tại Hội nghị [3]
Khó khăn #3: Thiếu kỹ năng chuyên môn – Người quản lý & Người tham gia
Mặc dù điện toán đám mây có rất nhiều lợi ích nhưng sự phức tạp của việc chuyển đổi đã ngăn cản nhiều tổ chức thực hiện và triển khai. Một trong những trở ngại đó là tìm kiếm những người có kỹ năng quản lý việc chuyển đổi hiệu quả.
Khi nhiều tổ chức đặt mục tiêu của họ là sẽ hoạt động trên đám mây, nhu cầu thuê các chuyên gia giàu kinh nghiệm về điện toán đám mây đã tăng lên. Nhưng với thị trường lao động thời điểm hiện tại thì lượng cầu đang vượt quá lượng cung.
Một báo cáo của tổ chức McAfee đã phát hiện ra rằng việc thiếu kỹ năng chuyên môn về điện toán và an ninh mạng là một trong những nguyên nhân làm chậm quá trình chuyển đổi sang hệ thống điện toán đám mây đối với 40% các nhân viên công nghệ thông tin. Đây là một vấn đề lớn đối với các doanh nghiệp hiện nay.
Sự thiếu hụt các chuyên gia hay nhân viên với bộ kỹ năng phù hợp có thể là thách thức khó khăn nhất đối với việc áp dụng hệ thống điện toán đám mây hiện nay. Nếu không có sẵn tài nguyên hay không thuê được nhân sự có nghiệp vụ về điện toán đám mây, công ty sẽ cần tìm giải pháp khác. Hãy tham khảo những phương án sau đây:
1. Lên kế hoạch dài hạn
Kế hoạch dài hạn tốt nhất là trau dồi kỹ năng đám mây trong nội bộ công ty trước. Đây là chiến lược sẽ đem tới nhiều lợi thế lâu dài.
Đầu tiên, nhân viên CNTT hiện tại của công ty đã quen thuộc với công nghệ cũ và các quy trình hiện có của công ty. Do đó, một khi họ được đào tạo các kỹ năng mới, họ sẽ sẵn sàng đóng góp cho tổ chức nhanh hơn. Ngoài ra, việc tuyển tuyển dụng các chuyên gia hay nhân viên mới rất tốn kém cả về thời gian lẫn tiền bạc.
Làm việc với nguồn lực hiện có có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí và chuyển thành một khoản đầu tư tài chính tốt hơn.
2. Chia nhỏ lộ trình đào tạo
Mặc dù đây là một chiến lược tốt, nhưng nó không hề dễ dàng để thực hiện. Các kỹ năng điện toán đám mây đã được đào tạo sẽ có thời gian sử dụng ngắn và lỗi thời nếu đợi càng lâu. Tốc độ thay đổi và cập nhật của công nghệ này đòi hỏi phải có cam kết về đào tạo và giáo dục thường xuyên để duy trì và giữ chân các nhân sự tài năng của công ty.
Nếu chia nhỏ lộ trình học tập và đào tạo của nhân viên ra, công ty cũng sẽ bớt phải đối mặt với việc nhân sự bỏ việc vì áp lực, hay phải luôn đầu tư tuyển dụng thêm nhân viên mới.
Bằng cách chia nhỏ các lần chuyển đổi và tập trung vào các khâu nhỏ hơn, nhóm CNTT của công ty có thể tìm hiểu và làm chủ các hệ thống theo thời gian, thay vì phải đối mặt với việc chuyển đổi hệ thống hoàn toàn cùng một lúc.
3. Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ
Để chương trình đào tạo nội bộ thành công, công ty bạn cần:
- Xây dựng văn hóa học tập không ngừng.
- Căn chỉnh chiến lược đào tạo phù hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
- Tạo ra các buổi đào tạo phù hợp với từng vai trò, vị trí của nhân viên và môi trường hoạt động.
- Luôn tư duy và tính toán dài hạn cho tương lai.
Để lên được lộ trình đào tạo tổng quan và chi tiết này là một bước đi không hề dễ dàng. Tuy nhiên, khi được thực hiện tốt, giáo dục nội bộ có thể giúp tổ chức của bạn tiếp tục tiến lên và phát triển song hành với việc chuyển đổi sang hệ thống điện toán đám mây thành công.
4. Tận dụng các tài nguyên và sự hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây uy tín
Để duy trì tính cạnh tranh và sự phù hợp, doanh nghiệp cần đầu tư nguồn lực vào lực lượng tài năng hiện tại của tổ chức và biến chương trình đào tạo thành một phần chiến lược trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
Khi so sánh lựa chọn các giải pháp đám mây, hãy tìm các nhà cung ứng có khả năng cung cấp các tài nguyên và công cụ chuyên dụng để hỗ trợ việc chuyển đổi thành công.
Chúng có thể sẽ là những tài sản quý giá cho nhóm CNTT của bạn để học tập, nghiên cứu và là những yếu tố quan trọng trong chương trình đào tạo tổng thể của doanh nghiệp.
Các tài liệu, bài báo trích dẫn trong bài viết:
- [1] Cloud Computing Security Risk Assessment by ENISA
- [2] 80% doanh nghiệp thất bại khi chuyển đổi số : VNExpress.net
- [3] Doanh nghiệp vừa và nhỏ giải bài toán chuyển đổi số: VNExpress.net
