Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp Việt Nam 2021-2022

Trước những tác động lớn từ dịch bệnh Covid -19 đến nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam riêng đã buộc các doanh nghiệp phải linh hoạt thay đổi phương thức, lĩnh vực để tồn tại và phát triển. Có thể thấy dịch bệnh hay chính sách giãn cách xã hội của Chính phủ chỉ là một trong những tác động, thay đổi hay rủi ro mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trong quá trình duy trì hoạt động.

Vậy các nhà quản trị sẽ cần làm gì để vượt qua trở ngại khi có sự thay đổi? Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp là khó hay dễ? Hãy cùng FHC tìm hiểu nhé.

Phần 1: Các khái niệm

1. Khái niệm sự thay đổi và các mức độ thay đổi trong doanh nghiệp

 Sự thay đổi còn được hiểu là quá trình vận động do ảnh hưởng, tác động qua lại của sự vật, hiện tượng, của các yếu tố bên trong và bên ngoài, thay đổi là thuộc tính chung của tất cả các sự vật, hiện tượng. Thay đổi bao gồm cả sự biến đổi về số lượng, chất lượng và cơ cấu.         

Khi nói đến sự thay đổi trong doanh nghiệp, cần phải hiểu đó là sự thay đổi của tất cả mọi quá trình, cải tổ một cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn hơn cho doanh nghiệp, cho tổ chức: Từ việc áp dụng công nghệ mới, những bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại dây chuyền sản xuất, liên kết hoặc hợp nhất với doanh nghiệp khác, tái cơ cấu các bộ phận kinh doanh, đến nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa tập đoàn.

Sẽ thật sai lầm nếu duy trì những tư tưởng bảo thủ chống lại sự thay đổi, bởi điều đó đồng nghĩa với việc chúng ta đang từng bước dấn sâu vào con đường dẫn tới sự sụp đổ.

1.1 Các mức độ thay đổi phổ biến.

• Cải tiến (Improvement): là tăng lên hay giảm đi những yếu tố nào đó của sự vật để cho phù hợp hơn, không phải sự thay đổi về bản chất.
•  Đổi mới (Innovation): là thay cái cũ bằng cái mới, làm nảy sinh sự vật mới, còn được hiểu là cách tân, sự thay đổi về bản chất sự vật.
• Cải cách: (Reform): là loại bỏ bớt cái cũ, bất hợp lý của sự vật, thành cái mới có thể phù hợp với tình hình khách quan, là sự thay đổi về bản chất nhưng toàn diện và triệt để hơn so với đổi mới.
• Cách mạng (Revolution): là sự thay đổi trọng đại, biến đổi tận gốc, là sự thay đổi hoàn toàn.

1.2 Tại sao cần thay đổi?

Thay đổi để giữ cân bằng, duy trì và phát triển tổ chức. Đối với các cá nhân, thay đổi sẽ tạo ra cơ hội để trau dồi, khám phá trong các lĩnh vực, môi trường mới, đa dạng trải nghiệm cá nhân, bổ sung và hoàn thiện kỹ năng.

2. Nguyên nhân và dấu hiệu nhận biết sự thay đổi trong doanh nghiệp.

2.1 Nguyên nhân nào dẫn đến sự thay đổi (biến đổi)?

• Về xã hội: nhiều thay đổi, xã hội không ngừng phát triển, nhu cầu học tập tăng, nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.
• Về kinh tế: Toàn cầu hóa, công nghiệp hóa, kinh tế thị trường, kinh tế tri thức phát triển đa dạng
• Về công nghệ: Intertet, IT phát triển mạnh mẽ, thiết bị điện tử thông minh, mạng xã hội phát triển và phủ sóng rộng khắp.
• Về nội bộ doanh nghiệp: thay đổi nhằm đáp ứng sự cải tiến, phát triển mở rộng hay biến đổi trong cơ cấu doanh nghiệp.

2.2 Nhận biết thay đổi trong doanh nghiệp từ đâu?

• Từ bên trong: Nhận biết sự thay đổi từ đội ngũ cao cấp nhất trong doanh nghiệp.
• Từ đối thủ cạnh tranh: Sản phẩm mới, cách thức quản lý mới, chất lượng sản phẩm, chiến dịch Marketing hiệu quả…
• Từ môi trường xung quanh: Chính sách pháp luật, tình hình xã hội, văn hóa, nguồn khách hàng, nhu cầu khách hàng, yêu cầu chất lượng…đều là những yếu tố quan trọng đòi hỏi sự thay đổi của doanh nghiệp để kịp thời đáp ứng khách hàng, khẳng định vị thế, thương hiệu.

3. Vai trò của nhà quản lý trong quá trình quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp.

 Trọng tâm của mỗi cuộc cải tổ chính là sự thay đổi trong nguyên tắc, đời sống, công việc hàng ngày và đem lại những bước phát triển mới cho một tổ chức. Tuy nhiên, để những thay đổi tích cực ấy thực hiện được, thì đó lại là cả một quá trình gian nan đặt lên vai những nhà quản lý. Sứ mệnh của họ là phải nắm bắt được sự thay đổi và điều chỉnh nó theo hướng có lợi cho tổ chức. Chỉ khi đó họ mới có thể đưa tổ chức của mình đạt tới đỉnh cao của sự phát triển. Như Peter Drucker đã nói: “Người thành công phải là người đón đầu sự thay đổi.

Sự thay đổi luôn gắn liền với một tổ chức nhất định. Trong tổ chức, nhà quản trị là người đứng đầu, điều hành mọi hoạt động. Vì thế nên chủ thể của quản lý sự thay đổi là các nhà quản trị. Do vậy, vai trò của nhà quản trị được thể hiện là người cổ vũ, xúc tác, kích thích sự thay đổi; là người liên kết các nguồn lực cho sự thay đổi; là người duy trì sự ổn định trong tổ chức.           

Họ là người nhạy cảm, dự đoán trước những thay đổi. Vai trò của nhà quản trị là nhận biết sự thay đổi sớm hơn các nhân viên của họ. Nhà quản trị phải nhận thức được sự thay đổi diễn ra trong tổ chức của mình khi nó mới bắt đầu. Họ phải tính toán chi phí cho việc thực hiện sự thay đổi; xác định mức độ khả thi; cung cấp thông tin phản hồi; tìm cách tốt nhất cập nhật thông tin đầy đủ, kịp thời cho nhân viên của nhóm; tổ chức hậu cần và đảm bảo các công việc khác vẫn diễn ra bình thường.           

Nhà quản trị chuẩn bị đầy đủ về mặt cơ sở vật chất, tâm lý, mục tiêu, biện pháp nhằm thực hiện sự thay đổi. Để thực hiện thành công sự thay đổi, nhà quản trị còn đóng vai trò là người truyền bá cho các thành viên để họ biết được sự thay đổi trong tổ chức và chuẩn bị tinh thần cho nhân viên của mình, giúp họ phối hợp thực hiện tốt sự thay đổi.           

Chủ thể quản lý sự thay đổi còn có một vai trò rất quan trọng như là người kiểm soát, điều chỉnh quá trình thực hiện sự thay đổi và tiến hành rút kinh nghiệm, đưa ra bài học cho lần thực hiện tiếp theo. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của chủ thể quản lý sự thay đổi, cần phân loại chủ thể quản lý theo các cấp:

• Các nhà quản trị cấp cao: Họ là những người bao quát, điều hành, lãnh đạo mọi hoạt động của tất cả các bộ phận, các lĩnh vực của tổ chức. Họ cũng là những người có vai trò chính và quan trọng nhất trong việc quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp.
• Các nhà quản trị cấp trung: Họ là những người có vai trò trung gian. Vai trò của họ là nắm bắt những thay đổi của các bộ phận phía dưới, từ đó có những biện pháp để điều chỉnh kịp thời đối với những thay đổi thuộc phạm vi quản lý của mình và hỗ trợ cấp trên trong quản lý sự thay đổi của cả tổ chức.
• Các nhà quản trị cấp cơ sở: Tuy họ là những người quản lý cấp thấp nhưng không thể phủ nhận vai trò rất quan trọng của họ. Đây là những người trực tiếp nắm bắt những thay đổi xuất hiện trong lòng tổ chức, để có được sự điều chỉnh hay thông báo cho cấp trên và kịp thời đưa ra những biện pháp điều chỉnh phù hợp, đồng thời vừa là cấp trực tiếp tổ chức thực hiện mọi nhu cầu của tổ chức.

Như vậy, chủ thể quản lý sự thay đổi trong doanh nghiệp có vai trò hết sức quan trọng, nó có thể làm thay đổi diện mạo của một tổ chức. Tuy nhiên, trong thực tế chúng ta vẫn thường gặp những nhà quản trị kém hiệu quả, họ không được nể trọng và luôn làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của tổ chức. Một công ty có chế độ trả lương cao, chính sách quản lý thân thiện và những yếu tố khác thuận lợi thì có thể giữ chân nhân viên, cũng như khiến họ trung thành với tổ chức.

Nhưng tất cả những yếu tố thuận lợi ấy cũng trở nên vô nghĩa, nếu tổ chức đó có những người quản lý kém cỏi. Hơn nữa ở những vị trí then chốt, người lãnh đạo thiếu năng lực sẽ gây trở ngại cho các kế hoạch đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.