fbpx

8 ứng dụng làm việc nhóm online tốt nhất hỗ trợ “work from home” (Update 2021)

Do đại dịch COVID-19, nhiều quốc gia trên thế giới đã đóng cửa biên giới. Để hạn chế tiếp xúc giữa người với người, làm việc ở nhà để tránh tiếp xúc với người khác rất quan trọng. Khi làm việc ở nhà nhiều ngày, nhiều người bị xáo trộn và mệt mỏi.

Đừng quá lo lắn. Có nhiều công cụ có thể giúp bạn hợp tác với đồng nghiệp để hoàn tất công việc mà không cần thiết phải đến cơ quan trong giai đoạn này. Nhiều ứng dụng làm việc nhóm còn hỗ trợ bạn để tăng năng suất làm việc đấy.

Sau dây là danh sách các ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất mà Future Horizon đã tổng hợp lại để bạn dễ dàng tham khảo.

1. Slack: Work from home app dành cho các teams

WORK FROM HOME CÙNG 8 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC ONLINE - SLACK
Slack makes it downright pleasant to work together-Làm việc thoải mái cùng nhau

Slack là một trong những ứng dụng làm việc nhóm hiệu quả nhất cho doanh nghiệp hoặc nhóm. Nó có thể nhắn tin nhanh chóng và tạo kênh riêng tư hoặc công khai cho nhóm hoặc dự án.

Giao diện có thể khiến bạn mất chút thời gian để làm quen vì có nhiều tùy chọn và cài đặt. Đa phần bạn sẽ sử dụng thanh trượt bên trái – có gắn nhiều kênh, và cột chat. Cột thứ ba sẽ trượt ra nếu bạn muốn thấy bài viết, và chi tiết về người dùng hoặc về kênh.

Có nhiều cài đặt trong tin nhắn bạn muốn đăng, như chèn links vào văn bản, thay đổi thành blockquote và định dạng code. Cộng thêm, tin nhắn chat có thể dễ dàng chỉnh sửa.

Bạn cũng có thể chia sẻ files như hình ảnh, tài liệu, và videos từ máy tính của bạn hoặc từ Google Drive. Hoặc trò chuyện với đồng nghiệp bằng audio hoặc video call và chia sẻ màn hình.

Đây là một số lợi ích khi dùng Slack:

  • Có phiên bản cho máy tính bàn, web  điện thoại di động
  • Tích hợp apps – GmailGoogle CalendarOffice 365Trello, and 2000+ cái khác
  • Tin nhắn có thể tìm kiếm và có thể đánh dấu hoặc ghim
  • Thông báo theo từng cá nhân theo ý bạn
  • Tự động hóa thói quen và giao tiếp thông qua trình xây dựng Workflow.
  • Đảm bảo thông tin và dữ liệu bằng xác thực 2 yếu tố và đăng nhập một lần dựa trên SAML (SSO)
WORK FROM HOME CÙNG 8 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC ONLINE - SLACK

Phiên bản miễn phí đã đủ mạnh để bạn bắt đầu. Nhưng nếu cần giải pháp bảo mật, lưu trữ nhiều hơn, gọi nhóm, hỗ trợ và các tính năng thêm khác, bạn có thể mua gói trả phí. Gói tiêu chuẩn và trả phí lần lượt trị giá 6.79$ và 12.76$/ người/ tháng

2. Trello: Ứng dụng tốt nhất dành cho đội nhóm xây dựng và phát triển nội dung sáng tạo

Trello helps teams work more collaboratively and get more done. Trello giúp các nhóm làm việc cộng tác tốt hơn và hoàn thành được nhiều việc hơn.

WORK FROM HOME CÙNG 8 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC ONLINE - TRELLO

Trello là một trong những công cụ tốt nhất có thể quản trị dự án và làm việc nhóm online. Nó dựa trên ý tưởng về những thẻ nhiệm vụ trong danh sách được đặt trên các bảng. Tính năng kéo và thả cũng khiến quy trình trở nên liền mạch.

Bạn có thể dễ dàng mời đồng nghiệp vào bằng tên người dùng, emails, hoặc share link để mời họ. Có nhiều tùy chọn hiển thị trên bảng như – riêng tư, nhóm, tổ chức,  công khai. Bạn cũng có thể thay đổi background và màu sắc của bảng tùy ý.

Các thẻ có thể được chỉ định cho thành viên, được gắn nhãn, chọn ngày hết hạn, và tập tin đính kèm. Hơn nữa, bạn có thể thêm power-ups và add-ons như Dropbox, Google, Drive, Slack, v.v.

Những lợi ích khi dùng Trello:

  • Chọn lựa nhiều template có sẵn cho bảng
  • Giao diện dễ sử dụng
  • Apps cho điện thoại có sẵn cho iOS và Android
  • Có Butler và workflow tự động xây dựng
  • Sử dụng xác thực 2 yếu tố cho cả gói miễn phí

Nếu bạn đăng ký gói miễn phí, bạn sẽ có bảng cá nhân không giới hạn, thẻ, và danh sách. Tuy nhiên, để tăng bảo mật, thêm bảng nhóm và  power-ups không giới hạn, bạn cần đăng ký gói premium.

WORK FROM HOME CÙNG 8 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC ONLINE

Gói Business Class trị giá $9.99/ người/ thángGói Enterprise có thể từ $5.92 đến $20.83 phụ thuộc vào số người dùng.

3. GitHub: Công cụ không thể thiếu dành cho Lập Trình Viên

WORK FROM HOME CÙNG 8 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC ONLINE - GITHUB

Github là dịch vụ lưu trữ git repository dành cho việc kiểm soát phiên bản (theo dõi sự thay đổi), chủ yếu là code. Đây là một trong những ứng dụng làm việc nhóm online được các lập trình viên dùng nhiều nhất.

Tuy nhiên, các nhóm ở nhiều lĩnh vực khác nhau có thể dùng ứng dụng này để quản lý nhiệm vụ và theo dõi hiệu suất. Vì các dự án được cập nhật tại một nơi và rõ ràng, người quản lý có thể theo sát được tiến trình dễ dàng.

Bạn có thể tạo vấn đề cho nhóm và kéo họ vào các bảng và bàn dự án khác nhau. Cộng tác viên có thể chỉ định chính họ trên vấn đề đó, bình luận, thêm links, chèn code, hoặc đóng vấn đề lại.

Các lợi ích khác:

  • Repositories riêng tư và công khai không giới hạn
  • Có repository insight hiển thị hoạt động theo trends và dữ liệu
  • Có milestones, pages, và wikis
  • Tự động cập nhật bảo mật

Github cho nhóm có giá  $9/ người dùng/ tháng với $25 cho 5 người dùng đầu tiênGói này có thêm xác thực 2 yếu tố, thảo luận nhóm, quản lý tổ chức và nhóm, cộng thêm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò.

4. Google Docs: Trải nghiệm Word ngay trên trình duyệt

WORK FROM HOME CÙNG 8 ỨNG DỤNG LÀM VIỆC ONLINE - GOOGLE DOCS

Google Docs là một trong những ứng dụng làm việc nhóm phổ biến nhất. Ứng dụng này cho phép nhóm cùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu. Giao diện giống như trình chỉnh sửa văn bản khác với thanh toolbar ở trên đầu và tài liệu của nó.

Bạn có thể đề xuất chỉnh sửa, cộng thêm để lại bình luận và tag thành viên nhóm. Thông báo qua email được gửi tự động đến thành viên nên bạn không cần thông báo cho họ mỗi lúc.

Bạn có thể chia sẻ tài liệu bằng link hoặc email. Là người tạo hoặc admin, bạn có thể cài đặt file chỉ mình bạn xem, cho phép mọi người để lại bình luận, hoặc tùy chọn chỉnh sửa.

Tính năng của nó được gia hạn bằng add-ons cũng như SEMrushGrammarly, v.v

Đây là những lợi ích khi dùng Google Docs:

  • Xem lại lịch sử và chỉnh sửa theo real-time
  • Có sẵn chế độ offline
  • Hỗ trợ Google Voice Typing
  • Bạn có thể download bản iOS và Android
Điểm mạnh của Google Docs là sự hỗ trợ gần như hoàn chỉnh cho việc biên tập file Word

Không chỉ là ứng dụng làm việc nhóm miễn phí và dễ sử dụng, ứng dụng này còn xuất sắc và thuận tiện cho những dự án tập trung vào việc tạo nội dung.

5. Google Spreadsheets: Khi bảng tính có thể xem và chỉnh sửa ngay trên điện thoại

Google Spreadsheets cũng có nhiều chức năng cơ bản giống với Google Docs. Bạn có thể tạo spreadsheets online, chỉnh sửa, chia sẻ files với thành viên nhóm.

Những thay đổi sẽ lưu tự động. Bạn có thể xem lại lịch sự được sắp xếp theo ngày và theo người thay đổi. Sheets này có thể chỉnh sửa offline và tự động đồng bộ hóa sau khi bạn online trở lại.

Ứng dụng này linh hoạt và mạnh mẽ để bạn có thể quản lý dự án và theo dõi mục tiêu nhóm. Tuy nhiên, bạn cần ưu tiên có kiến thức kỹ thuật để sử dụng nó đúng chức năng.

Truy cập, tạo và chỉnh sửa bảng tính của bạn ở mọi nơi — từ điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính — ngay cả khi không có kết nối

Các lợi ích khác của Google Spreadsheets:

  • Templates có sẵn cho phần kinh phí, lịch, v.v
  • Bộ sưu tập chức năng tự xây dựng lớn
  • Phiên bản di động có sẵn
  • Tích hợp Google Forms và Google Docs

Ứng dụng làm việc nhóm online này miễn phí chứ không bắt mắt. Chức năng của nó có thể được gia hạn với add-ons của Google Analytics và Lucidchart.

6. Monday

Monday là ứng dụng quản lý dự án dựa trên nhắn tin và bảng nhiệm vụ nhanh chóng. Nó có giao diện đầy thu hút và gọn gàng để tạo và hoàn thành dự án hoàn hảo cho những người liên quan.

Templates tùy chỉnh có sẵn cộng thêm tính năng kéo thả giúp bạn dễ dàng khởi đầu xây dựng workflow của dự án. Bạn có thể tùy chỉnh fields từ khía cạnh branding, bảng đến profile người dùng.

Nhiệm vụ và dự án có thể được theo dõi theo giờ hoặc theo ngày hết hạn. Bạn cũng có thể thiết lập hoạt động định kỳ tự động. Bạn có thể giao tiếp với thành viên nhóm bằng tính năng nhắn tin nhanh trong nhiệm vụ được giao.

Khi dùng Monday.com, bạn sẽ tiếp cận được những lợi ích sau:

  • 14 ngày dùng thử, và bảo hành hoàn tiền trong vòng 30 ngày
  • Hướng dẫn bằng video cho người dùng mới
  • Có sẵn apps cho di động
  • Tích hợp gia hạn nhiều chức năng của ứng dụng – GmailSlackGoogle CalendarGithub, v.v
  • Insights và báo cáo được hiển thị theo biểu đồ và timelines

Monday dùng mã hóa TLS   AES cho các giải pháp bảo mật, và bạn luôn có thể kích hoạt xác thực 2 yếu tố.

Có nhiều giá cho gói cao cấp, tùy vào số người dùng. Gói Cơ bản từ $10-$16/ người dùng/ tháng.

7. Asana

Asana là một trong những ứng dụng làm việc nhóm được dùng nhiều nhất với giao diện đầy thu hút và phiên bản miễn phí. Nó có tính năng kéo thả dễ dàng khi làm việc.

Bảng của nó cũng hữu ích để tạo danh sách cần làm và phân công nhiệm vụ. Một nhiệm vụ có thể có trong nhiều bảng. Timeline là cách tốt để theo dõi tiến trình dự án, còn Calendar hiển thị lịch của bạn theo dòng.

Workload là tính năng thống kê bạn có thể dùng để chắc chắn thành viên nhóm không làm việc quá sức hoặc làm việc kém. Portfolio như headquarters, nơi bạn có thể theo dõi tiến trình của công ty.

Ứng dụng này sẽ không cần đến công dụng của emails vì thông báo sẽ được cài đặt theo real-time để giao tiếp xung quanh nhiệm vụ và dự án mà bạn là thành viên.

Đây là các lợi ích của Asana:

  • Chứng nhận SOC 2 Loại II
  • Tích hợp apps – TableauOffice 365SlackPower BI, v.v
  • Nhiều workspaces
  • Có sẵn phiên bản di động (Android và iOs)
  • Tự động hóa để đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm lỗi

Bản miễn phí cho phép bạn làm việc với tối đa 15 thành viên. Gói trả phí có bản dùng thử 30 ngày, nhưng bạn cần cung cấp thông tin thẻ tín dụng.

Gói cao cấp giá $10.99/ người dùng/ tháng, và gói Doanh nghiệp có giá $24.99/ người dùng/ tháng.  Bạn sẽ được cung cấp nhiều ứng dụng và báo cáo quản lý dự án cao cấp, cộng thêm hỗ trợ ưu tiên.

8. Microsoft Teams: Quà tặng không thể tuyệt vời hơn của Microsoft cho các nhóm làm việc Work From Home

Tích hợp với Office 365, Microsoft Teams kết hợp nhắn tin group với họp video, lưu trữ file, và tập tin đính kèm. Thành viên nhóm có thể làm cùng nhau trên nhiều loại files từ WordExcelOneNoteSharepoint, và dịch vụ khác của Microsoft.

Cái hay của ứng dụng làm việc nhóm này là bạn có thể cá nhân hóa nó khi cần. Có nhiều phòng chat cho các nhóm khác nhau, tabs tùy chỉnh để tiếp cận thông tin và apps một cách thường xuyên. Nếu bạn không muốn bắt đầu lại từ đầu, bạn có thể dùng templates có sẵn.

Có các cài đặt để người ngoài nhóm khi truy cập có thể tham gia họp nhóm hoặc xem files.

Các lợi ích khi dùng Microsoft Teams:

  • Xác thực nhiều yếu tố cho bảo mật
  • Dịch tin nhắn bên trong cho người dùng không biết tiếng Anh
  • Có 24 trợ lý ảo với nhiều chức năng
  • Commands Slash làm việc như phím tắt với các nhiệm vụ khác nhau
  • Dùng trong nhiều thiết bị – WindowsMacLinuxAndroid, và iOS

Để dùng Microsoft Teams, bạn cần đăng ký Office 365. Gói Doanh nghiệp là $8.25/ người dùng/ thángGói Doanh nghiệp Cao cấp có giá $12.50/ người dùng/ thángbạn có thể dùng bản dùng thử miễn phí trong 1 tháng.


Tóm lại, những ứng dụng làm việc nhóm tốt nhất là gì?

Làm việc nhóm online sẽ không còn gây mệt mỏi nữa vì có nhiều ứng dụng sẽ giúp bạn. Các ứng dụng này cho phép bạn quản lý nhiệm vụ dễ dàng, giao tiếp với thành viên nhóm, và theo dõi hiệu suất trong lúc khó khăn.

Hy vọng thông qua bài viết tổng hợp, các bạn sẽ sớm tìm được ứng dụng như ý để cùng với đồng đội hoàn tất nhiệm vụ được giao sớm nhất có thể nhé.

error: Nội dung trên Website được bảo vệ.
Vui lòng sử dụng chức năng Tải bài viết
Cart
  • No products in the cart.
Copy link
Powered by Social Snap